Yasal bilgilendirme
KVKK Aydınlatma Metni
Son güncelleme:
Özel Geleceğe Umut Anaokulu ve Dragos Umut Anaokulu (birlikte “Umut Anaokulları” veya “Kurum”) olarak, bize emanet edilen kişisel verilerin korunmasını eğitim faaliyetlerimiz kadar önemsiyoruz. İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, kişisel verilerinizin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak ve nasıl işlendiği konusunda sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumluları
Web sitesi ve ön kayıt formu, iki anaokulumuz tarafından ortak olarak kullanılmaktadır. Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki şirketler tarafından işlenir:
- Özel Geleceğe Umut Anaokulu: DENİZİM EĞİTİM HİZMETLERİ KIRTASİYE YAYIMCILIK SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Orhantepe Mah. Çınarlı Sok. No:1, 34865 Kartal/İstanbul
- Dragos Umut Anaokulu: ADE EĞİTİM KIRTASİYE SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Orhantepe Mah. Orhangazi Cad. Mimoza Sok. No:6 Koru Çıkmazı, 34865 Kartal/İstanbul
- İletişim (her iki kurum için): umutanaokullari@gmail.com · 0507 702 80 15 / 0530 389 24 28
2. Kapsam
İşbu metin; Kurum’un web sitesini ziyaret eden kişileri, web sitesindeki ön kayıt formunu dolduran veli ve veli adaylarını ve Kurum ile web sitesi, telefon, WhatsApp veya e-posta yoluyla iletişime geçen kişileri kapsar.
3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Kurum ile kurduğunuz ilişkinin niteliğine göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:
- Kimlik bilgileri: veli adı ve soyadı.
- İletişim bilgileri: telefon numarası ve paylaşmanız hâlinde e-posta adresi.
- Çocuğa ilişkin bilgiler: çocuğun yaşı, okula başlanması planlanan dönem ve not alanına kendi isteğinizle yazdığınız bilgiler.
- Talep ve yazışma bilgileri: ön kayıt başvurusunun içeriği, başvurunun takip durumu, sorularınız ve Kurum ile yaptığınız yazışmalar.
- İşlem güvenliği bilgileri: web sitesine erişim sırasında oluşan IP adresi, tarih-saat ve tarayıcı bilgisi gibi teknik kayıtlar.
Çocuğa ilişkin bilgiler, çocuğun yasal temsilcisi sıfatıyla veli tarafından paylaşılır ve yalnızca işbu metinde belirtilen amaçlarla işlenir. Üçüncü kişilere ait bilgileri (örneğin diğer veliye ait iletişim bilgilerini) paylaşmanız hâlinde, ilgili kişiyi işbu metin hakkında bilgilendirmeniz gerekir.
Kurum, web sitesi üzerinden özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken vb.) talep etmez. Ön kayıt formundaki not alanına bu nitelikte bilgi yazılmaması rica olunur; çocuğa ilişkin özel durumlar okul görüşmesinde yüz yüze paylaşılabilir.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz; web sitesindeki ön kayıt formu, telefon, WhatsApp ve e-posta yoluyla yapılan görüşmeler ile okul ziyaretleri sırasında doğrudan sizin tarafınızdan iletilmesi ve web sitesinin çalışması için zorunlu teknik kayıtlar aracılığıyla, kısmen otomatik ve kısmen otomatik olmayan yollarla toplanır.
5. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde yer alan genel ilkelere uygun olarak aşağıdaki amaçlarla ve hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:
- Ön kayıt başvurusunun alınması ve değerlendirilmesi, sizinle iletişime geçilmesi, okul ziyaretinin planlanması ve başvuru özetinin tarafınıza iletilmesi: bir sözleşmenin kurulması ile doğrudan doğruya ilgili olması (KVKK m. 5/2-c).
- Soru ve taleplerinizin yanıtlanması: sözleşmenin kurulması ile doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla Kurum’un meşru menfaati (m. 5/2-f).
- Web sitesinin güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve otomatik (bot) gönderimlerin önlenmesi: Kurum’un meşru menfaati (m. 5/2-f).
- Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması: hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç).
- Olası uyuşmazlıklarda Kurum’un haklarının korunması: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (m. 5/2-e).
Web sitesi kapsamındaki veri işleme faaliyetleri açık rızaya dayanmaz. Kişisel verileriniz reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve kiralanmaz; onayınız olmaksızın tarafınıza ticari elektronik ileti gönderilmez.
6. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortam
Ön kayıt formu aracılığıyla iletilen bilgiler, Kurum’un Türkiye’de bulunan sunucusunda kayıt altına alınır. Bu bilgilere yalnızca yetkilendirilmiş Kurum personeli, şifre ile korunan yönetim paneli üzerinden erişebilir.
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Talep etmeleri hâlinde ve yalnızca hukuki yükümlülük kapsamında Millî Eğitim Bakanlığı, yargı mercileri ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşları.
- Web sitesinin barındırılması ve bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla hizmet alınan, Türkiye’de yerleşik hizmet sağlayıcılar; bu hizmet sağlayıcılar verilere yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve Kurum’un talimatları doğrultusunda erişebilir.
Yurt dışına aktarım: Ön kayıt başvurusunun ardından Kurum ile WhatsApp üzerinden iletişime geçmeyi tercih edebilirsiniz; bu iletişimi başlatma kararı size aittir. Başvuru özetiniz, tercih ettiğiniz iletişim kanalına göre WhatsApp veya (e-posta adresinizi paylaşmanız hâlinde) e-posta yoluyla da tarafınıza iletilebilir. Bu hizmetleri sunan şirketlerin (ör. WhatsApp / Meta Platforms) sunucuları yurt dışında bulunabileceğinden, bu kanallar üzerinden iletilen bilgiler, yalnızca iletişimin sağlanması amacıyla ve KVKK’nın 9. maddesine uygun olarak yurt dışına aktarılabilir.
WhatsApp veya e-posta kullanmak zorunlu değildir. Kurum ile telefonla ya da okulu ziyaret ederek de iletişim kurabilir, ön kayıt başvurunuzu bu yollarla yapabilirsiniz.
8. Saklama ve İmha Süreleri
Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır:
- Ön kayıt başvuruları ve ilgili yazışmalar: başvurunun sonuçlanmasından (kayıt veya olumsuz sonuç) itibaren en fazla 1 (bir) yıl; sonuçlanmayan başvurular için son işlem tarihinden itibaren en fazla 2 (iki) yıl. Bu süreler dolduğunda başvurular sistemden otomatik olarak silinir.
- Veri kaybına karşı alınan yedekler: en fazla 30 gün; bu sürenin sonunda yedekler de silinir.
- Kötüye kullanımın önlenmesine yönelik teknik kayıtlar: IP adresi açık hâliyle değil, gizli bir anahtarla takma ada dönüştürülerek tutulur ve en geç 48 saat içinde silinir.
- Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, tarih-saat, ziyaret edilen sayfa): güvenlik amacıyla en fazla 14 gün.
- Hukuki uyuşmazlık hâlinde: ilgili zamanaşımı süreleri boyunca.
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
9. Veri Güvenliği
Kurum, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler arasında şifreli bağlantı (HTTPS), yetkiye dayalı erişim, güçlü şifre ve oturum güvenliği, kötüye kullanıma karşı gönderim sınırları ve düzenli yedekleme yer alır.
10. İlgili Kişinin Hakları
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
11. Başvuru Yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak; yazılı olarak yukarıda belirtilen adreslerden birine elden teslim ederek veya posta yoluyla, güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalayarak veya daha önce Kurum’a bildirdiğiniz ve Kurum’un sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak umutanaokullari@gmail.com adresine iletebilirsiniz.
Başvurunuzda; adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon numaranız ve talep konunuz bulunmalıdır.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde KVKK’nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
12. Güncellemeler
Kurum, işbu Aydınlatma Metni’ni mevzuattaki ve veri işleme faaliyetlerindeki değişikliklere göre güncelleyebilir. Güncel metin her zaman web sitesinde yayımlanır; son güncelleme tarihi sayfanın başında yer alır.
Diğer yasal metinler